Préciser à quelle fréquence l'employé serait amené à accomplir chacune des tâches indiquées (Q : quotidien, H : hebdomadaire, M : mensuel, A : autre).
RESPONSABILITÉS DE BUREAU COURANTES
Activité Fréquence
Q H M A
Taper des étiquettes, des lettres, des enveloppes
et des factures.
o o o o
Déterminer la disposition et la mise en forme
et taper le format final.
o o o o
Faire de la lecture d'épreuves et corriger les erreurs.
o o o o
Préparer et taper des rapports financiers et statistiques.
o o o o
Prendre de la dictée et transcrire.
o o o o
Transcrire de la dictée enregistrée.
o o o o
Consigner, taper et distribuer des procès-verbaux de réunion.
o o o o
Composer des lettres type en réponse à la correspondance
courante.
o o o o
Planifier des rendez-vous sans autorisation préalable,
planifier des réunions et des conférences et faire des
préparatifs de voyage y compris des réservations.
o o o o
Préparer des salles de réunion et de conférence.
o o o o
Tenir, traiter, distribuer et mettre à jour des dossiers
et des documents.
o o o o
Tenir des dossiers confidentiels et s'occuper de correspondance
et de dossiers confidentiels.
o o o o
Ouvrir, trier et distribuer le courrier.
o o o o
Répondre au téléphone, filtrer et placer des appels,
contrôler et faire le suivi des messages enregistrés,
référer les demandeurs aux bons interlocuteurs.
o o o o
Préparer, traiter et vérifier des factures, des chèques
et des reçus.
o o o o
Tenir un compte de dépenses et faire des rapports.
o o o o
Recevoir et accueillir des visiteurs et les référer aux bons
interlocuteurs.
o o o o
Tenir et mettre à jour des listes d'envoi.
o o o o
Entrer et vérifier des données sur ordinateur.
o o o o
Traiter des dossiers de paye.
o o o o
Effectuer des calculs, passer et vérifier des écritures,
dépister et compenser des erreurs.
o o o o
Tenir un inventaire des fournitures de bureaux, commander de
nouvelles fournitures et les distribuer aux personnes autorisées.
o o o o
Planifier et contrôler la réparation de l'équipement et les contrats
d'entretien.
o o o o
Contrôler les serrures et les clés des meubles de rangement
et des autres installations et distribuer ces dernières aux
personnes autorisées.
o o o o
Orienter et former de nouveaux employés.
o o o o
Planifier le travail de collègues selon les demandes.
o o o o
Traiter et encaisser des titres négociables.
o o o o
Tenir une petite caisse.
o o o o
Signer des documents légaux.
o o o o
Agir comme personne ressource pour les autres au sujet
du personnel et des lieux.
o o o o
Enregistrer les recettes et les dépenses en espèces.
o o o o
Passer en revue les postulants et les demandes d'emploi
et effectuer des entrevues de présélection.
o o o o
Trier et relier.
o o o o
Faire des photocopies.
o o o o
Dater et estampiller des documents.
o o o o
Recommander des améliorations dans les opérations
et les procédures.
o o o o
Modifier les opérations ou les procédures.
o o o o
Maintenir les manuels de procédures et d'information.
o o o o
Établir un budget d'exploitation pour approbation.
o o o o
Faire la recherche, la tabulation et le résumé d'informations
pour des rapports courants, périodiques ou spéciaux.
o o o o
Présenter des résultats sous forme verbale ou écrite.
o o o o
Effectuer des entrées et vérifier des entrées ou des comptes,
des journaux, des registres et des grands livres.
o o o o
Solder des comptes et rapprocher des états financiers.
o o o o
Indiquer le matériel utilisé régulièrement dans le cadre des responsabilités de ce poste :
Calculatrice Caméra Caisse enregistreuse/petite caisse
Ordinateur Système de dictée Télécopieur
Équipement microfilm Photocopieur Machine à affranchir
Matériel de sécurité Machine à trier Standard téléphonique
Traitement de texte
Autre équipement : ________________
Autres activités :
Voici la liste des activités de supervision
RESPONSABILITÉS DE GESTION OU DE SUPERVISION COURANTES
Analyser périodiquement la charge de travail et le besoin en personnel d'une unité de travail.
Recommander les changements au niveau du personnel de l'unité de travail.
Revoir la documentation pour les nouveaux postes et les révisions pour les postes existants.
Obtenir l'approbation nécessaire pour modifier les postes.
Interviewer les postulants à des postes et prendre des décisions d'embauche ou faire des recommandations.
Initier les nouveaux subordonnés aux politiques et aux procédures, aux règles de travail et aux attentes en matière de rendement. Passer en revue les responsabilités des postes.
Planifier, déléguer, communiquer et contrôler l'attribution des tâches et des projets spéciaux aux subordonnés.
Établir et maintenir des buts et des objectifs de travail ou des normes de travail quantitatives et qualitatives devant être atteintes par les subordonnés.
Former, assurer le développement et motiver les subordonnés pour améliorer le rendement actuel et pour les préparer à des postes de plus haut niveau.
Déterminer les changements significatifs dans les responsabilités et les tâches majeures des subordonnés en révisant régulièrement les responsabilités de leurs postes.
Évaluer le rendement des subordonnés. Documenter et discuter le rendement passé et actuel avec chaque subordonné immédiat. Tenir les supérieurs au courant des résultats.
Revoir les salaires des subordonnés et recommander des changements conformément aux politiques et aux procédures.
Recommander les actions relatives au personnel comme les promotions, les primes de rendement, les rétrogradations, etc. en suivant les directives et les politiques budgétaires.
Aviser les supérieurs et les subordonnés des développements qui ont un impact sur les responsabilités des postes. Assurer une communication adéquate.
Maintenir la discipline, recommander et administrer des mesures correctives conformes aux politiques et aux procédures.
Communiquer et administrer les programmes concernant le personnel en conformité avec la conception et les objectifs.
Maintenir une documentation adéquate sur tous les subordonnés.
Autres responsabilités :